イベント会場にWi-Fiが必要な3つの理由。手軽に設置できる方法もご紹介
イベント開催で頭を悩ませることの一つに会場のインターネット環境があります。主催者が利用するパソコンやシステム端末はもちろん、イベント出展者や来場者の通信環境にも気を配らなくてはなりません。
利用者からは「フリーWi-Fiが欲しい」という声も聞こえてきますが、本当に必要なのでしょうか。
仕事で任された初めてのグルメイベント！ 有名店の出展者さんもアサインできたし、絶対に成功させたい！ ただ、別にWi-Fiなんていらないと思うんだけど......
今回は、はじめてのイベント主催で成功めざして燃えるヨウコさんと通信会社の営業担当者さんのやりとりを通して、イベント会場にWi-Fiが必要な理由と設置方法についてご紹介していきます。
主催者の通信環境をスマートに
イベントの開催にあたってインターネット環境は不可欠な時代です。スケジュール管理や受付システムのためのパソコン、スマートフォンやインカムなどの通信機器、POSやサーマルカメラ、デジタルサイネージと、接続する端末も多種多様になってきています。
特に最近では、オンライン配信とのハイブリッドイベントや、電子チケットでの入場や電子決済なども増加しており、インターネット接続の必要性は増加の一途です。
主催者用のオンライン環境はどのように整えるのがいいのでしょう？
1．「無線」化で配線の問題が解決
入口のサーマルカメラと本部のテントで使うパソコンはインターネットが必要なので、隣の市民会館からLANケーブルを長～く引っ張ってこようと思ってたんですけど、それじゃだめですか？
それも一案ですね。でもWi-Fiならもっとスマートに解決できますよ。
設営で頭を悩ませる問題の1つに「配線」があります。接続する端末数が多くなればなるほど、有線では限界があります。安全性も考慮する必要があるので、工事には時間も費用もかかります。
ですが無線であれば、配線に悩まされることはありません。接続端末台数やレイアウトの急な変更にも柔軟に対応できます。
会場の美観の上でも、無線にすることがスマートですね。
2．混雑時はモバイル通信がつながりにくい
大勢が一斉にモバイル通信を使うと「輻輳」や「混雑」が発生し、電話やインターネットにつながりにくくなってしまいます。特に1万人を超えるような大型イベントの場合は、注意が必要です。
入場はアプリで電子チケットを表示してもらうんだけど、お客さんそれぞれのモバイル通信で大丈夫ですよね？
入場時にチケットを表示するということは、大勢が一斉にインターネットにアクセスしますよね。アクセスする人数によってはモバイル通信がつながらなくなってしまう懸念がありますよ。
数千人から数万人規模のイベントでも、こういった事象は頻繁に発生しています。イベントの終了後に電車の時間が調べられない、感想をつぶやきたいのにSNSにつながらない、といった経験をしたことがある方も多いと思います。
利用者が「ちょっとした不便を感じる」程度ですむ場合もありますが、特にクリティカルな影響を受けるのが以下のケースです。
- 「入場」を電子チケットにしている
- 「物販」や「飲食ブース」で電子決済をする
- イベントの演出などに「アプリ」を使う
これらのシーンでは同時に、大勢がインターネットを利用するため、特に注意が必要です。実際に、電子チケットのシステムにつながらず入場が大幅に遅れたり、電子決済の認証に時間がかかって飲食ブースに長蛇の列ができるといったトラブルが起こっています。
フリーWi-Fiを設置すれば、モバイル通信の混雑緩和につながります。そのため、スムーズな電子チケットや電子決済の利用のために、フリーWi-Fiを用意する主催者が増えているんですよ。
フリーWi-Fiは来場者への「おもてなし」のためと思われがちですが、スムーズなイベント運営のために、主催者にとっても必須になっているのです。
3．モバイルルーターの乱立を避ける
イベント出展者にとってもインターネット環境は重要です。キャッシュレス決済、デジタルサイネージでの情報発信などやりたいことはいろいろあるものの、それぞれで環境を確保しようとするとどうなるでしょうか？
使いたい出展者さんはそれぞれポケットWi-Fiとか用意してもらって使っていただければいいかな、って思ってたんですけど......
それはよくありません！ あちこちから電波が出ていると、干渉しあって通信環境が悪化し、どのWi-Fiにも繋がりにくくなってしまうんです。数台でも近くにあると、影響が出てしまうんですよ。
近くに複数のWi-Fiルーターがある環境だと電波はこのようになっています。
それぞれの電波が干渉しあい、お互いに接続しにくい状況になっていますね。
「ポケットWi-Fiの電波なんてたいしたことないだろう」とか「1台くらい平気だよね」というのは間違いです。イベント会場など人の集まる場所では自身が繋がりにくくなるだけでなく、周囲の公共のWi-Fiなどにも影響を与えてしまいます。
出展者の多いイベントでは特に注意が必要です。
しかし共用できるWi-Fi環境があればどうでしょう。それぞれでモバイルルーターを持ち込む必要がなくなり、電波環境はクリーンな状態が保たれます。その結果、みんなが気持ちよくインターネットを利用することができるのです。
イベントWi-Fiの設置方法や費用は？
必要なのはわかったけど、設置工事の準備も大変そう。会場を抑えられる時間も限られているし......
節約につながる、とはいってもお金もやっぱり気になるなぁ。
気になるのが設置方法や費用です。ここでは、イベントWi-Fiの構築でよく用いられる方法を2つご紹介します。
臨時アクセスポイントの工事
NTTBPの「一夜城Wi-Fi」では、Wi-Fiスポットを短時間の工事で設置することができます。
イベント時のみ、仮設のアクセスポイントを設置する方法です。事前の調査や計画が重要なので、2～3か月前から準備を始める必要があります。
当日の設置や撤去の工事は、大規模なイベントであっても数時間で完了します。しかし、設営の都合などで長く会場を抑えるのは難しいものです。深夜や早朝帯の作業になる場合は割増料金がかかってしまうので、注意が必要ですよ。
費用はイベントによって大きく異なります。動員規模やWi-Fiでカバーしたい範囲、屋外か屋内か、光回線の有無など、条件はさまざまですが、安いもので数十万円～高ければ数百万円になるものもあります。
うーん、かかる費用に結構幅があるんですね。
一口にイベントといってもいろいろですから。今回は利用できるインターネット回線もありますし、利用するエリアも広くないので心配されるほどではないと思いますよ。
でも工事の調整とかも必要ですよね。もっと手軽な方法あるといいんだけど...
屋内でのイベントWi-Fi施工の一例
屋外でのイベントWi-Fi施工の一例
関連リンク：フリーWi-Fiはどうやって設置してるの？ 技術者が語る構築のこだわりから最新事例まで
https://www.ntt-bp.net/column/blog/2021/10/post-57.html
関連リンク：一夜城Wi-Fi - 短期利用可能な高品質Wi-Fi
https://www.ntt-bp.net/product/service/ichiyajo.html
キャリーバッグWi-Fiなど持ち運びできるWi-Fiスポット
工事の準備や費用を軽減できる「キャリーバッグWi-Fi」という手軽な方法もありますよ。
「キャリーバッグWi-Fi」は、Wi-Fiスポットのレンタルサービスです。通信回線や電気配線の工事は一切必要なく、この一台でWi-Fiサービスを提供することが可能です。
費用も1週間レンタルで1台33,000円～と手軽です。
引用：キャリーバッグWi-Fi - イベント向け・設置工事不要のフリーWiFi！ | NTTBP
https://www.ntt-bp.net/product/service/carrybag-wifi.html
電源や光回線など一切のケーブルが不要なのも魅力です。電源や光回線が届かないような田んぼの真ん中、会場のシャトルバスの中、街を練り歩くお祭りの山車の中、とアイデア次第でさまざまな使い方ができます。
届いたらWi-Fiスポットにしたい場所に持って行って、電源を入れるだけで完了なので、ヨウコさんでも簡単に設置できますよ。
安いし全部これでいいじゃないですか！
ただし、イベントの動員数や希望する利用用途によっては、キャリーバッグWi-Fiではスペックが足りない、ということもあるので注意してくださいね。
「キャリーバッグWi-Fi」の場合、快適に同時接続できる人数やカバーできる範囲に限りがありますので小規模なイベントが適しています。また、オンライン会議やオンライン投票など、多くのユーザーが同時に接続するような利用方法の場合、注意が必要です。
ただし、規模の大きいイベントであっても、同時に接続する人がさほど多くならない場合は、複数台を設置するといった工夫でカバーできることもありますよ。
Wi-Fiを活用してイベントを成功させましょう！
よーし燃えてきたぞ！！！
ところでなんのイベントなんですか？
古今東西のびっくり料理を集めた「電波系グルメ」のイベントなんです。ちょっと怪しげなキッチンカーが数十台集まるんですよ。BPさんにぴったりのイベントでしょ。
にっこり（確かに電波の会社ですが......）
運営支援のさまざまなデジタルツールの登場やライブ配信、SNSと連動した演出など、イベントにおけるインターネット環境整備はますます重要になってきています。
利便性向上だけなく、運営費の軽減の観点でもメリットの多いWi-Fi。上手に活用してスマートなイベント開催を！
NTTBPでは、一夜城Wi-FiやキャリーバッグWi-Fiをはじめ、さまざまなワイヤレスソリューションのお手伝いができます。お気軽にお問い合わせください。
